La facture électronique induit deux changements majeurs

• Le format du document : la facture électronique n’est pas un PDF envoyé par courriel. C’est un format particulier lisible par une application de gestion spécialement paramétrée.
• Le circuit du document : la facture électronique passe à travers deux plateformes, l’une choisie par l’émetteur et l’autre par le récepteur. Ce sont ces plateformes qui contrôlent la conformité formelle des factures et les rejettent en cas de non-conformité. Ce sont elles aussi qui transmettent à l’État les données de TVA.

Conçue pour améliorer le recouvrement de la TVA, la facture électronique est une opportunité pour les entreprises

• Simplifier la déclaration de TVA
• Accélérer le traitement des factures
• Accélérer le paiement des factures

Mais, pour bénéficier totalement de ce levier de productivité, il faut adapter son organisation. Par exemple vérifier que ses factures sont conformes et que toutes les coordonnées d’interlocuteurs, clients et fournisseurs, sont correctement saisies. Sinon, vous risquez le rejet et la perte de temps et d’énergie. Pas idéal quand on a l’occasion de se simplifier la vie !

Pour vous préparer à l’arrivée prochaine de la facture électronique, voici 7 précautions à mettre en œuvre pour anticiper :

1. Prendre connaissance des principes de la facture électronique
2. Se rapprocher de son expert-comptable
3. Distinguer les typologies de factures
4. Mettre à jour son fichier clients et fournisseurs
5. Choisir sa future plateforme partenaire
6. Contacter son partenaire en solutions de gestion
7. Poursuivre la digitalisation de sa gestion

E-facturation : rappel des obligations à venir

Depuis 2020, les entreprises qui travaillent avec le secteur public doivent déjà facturer obligatoirement en format électronique. Bientôt, toutes les entreprises devront également dématérialiser leur facturation. Avant cette généralisation et pour leur laisser le temps de s’adapter, l’obligation s’étendra progressivement :

• à compter du 1^er juillet 2024, toutes les entreprises devront pouvoir réceptionner des factures électroniques ;
• à compter du 1^er juillet 2024, les grandes entreprises devront également émettre des factures électroniques ;
• à compter du 1^er janvier 2025, ce sera aux entreprises de taille intermédiaire de facturer en format dématérialisé ;
• à compter du 1^er janvier 2026 aux petites et moyennes entreprises et aux micro-entreprises.

Cette généralisation de la facturation électronique aux entreprises sera associée à la transmission complémentaire d’informations à l’administration fiscale, notamment en ce qui concerne la TVA.

  

Les bénéfices de la facture électronique

Avec cette dématérialisation des factures, le Gouvernement souhaite simplifier la vie des entreprises. En effet, les bénéfices attendus de cette obligation sont multiples. Découleront :

• un allègement de leur charge administrative ;
• une diminution des délais de paiement ;
• une meilleure détection des fraudes ;
• une connaissance en temps réel de l’activité des entreprises.

Afin de maximiser ces bénéfices, les entreprises peuvent se doter d’un logiciel dédié à la gestion des factures. En effet, des solutions peuvent prendre en charge l’ensemble du cycle de traitement de la facture, de la réception des factures dématérialisées à leur archivage pour plusieurs années, en passant par la vérification de son contenu pour le valider, l’enregistrement et les imputations comptables ou encore le déclenchement de son règlement.

Si la conformité avec la législation est un point incontournable dans le choix de l’outil, de même que sa compatibilité avec les logiciels déjà en place et sa facilité d’utilisation, il reste un autre critère qui mérite d’être largement considéré : son degré d’automatisation.

Les fonctionnalités automatisées : un critère de poids dans le choix de vos outils

Une solution dédiée à la gestion de la facturation électronique facilite son traitement à chaque étape. En ce qui concerne les factures entrantes, elle permet de contrôler les données et de vérifier sans intervention humaine que la facture respecte les mentions obligatoires. Elle contrôle l’identité de l’émetteur et assure au récepteur que le fournisseur existe bel et bien, qu’il n’est pas non plus en dépôt de bilan ou que sa facture n’a pas déjà été traitée. Elle réduit ainsi considérablement d’éventuelles tâches doublon.

Une solution dédiée permet également de réconcilier les éléments de la facture (quantités, prix…) avec les données de la commande et de la réception marchandise, c’est-à-dire de les confronter systématiquement pour voir s’ils correspondent. Si aucun problème n’apparaît, la mise en paiement est déclenchée, là encore sans intervention humaine et à la date programmée.

Idem pour les factures sortantes : lorsque le montant facturé est prévisible, sur plusieurs termes et accepté par le client, rien n’empêche une facturation automatique. Les solutions automatisées proposent alors un modèle de facture qui est répliqué sur une durée prédéfinie. Les factures sont dans ce cas envoyées au bon moment, à la bonne personne, sans qu’un collaborateur n’ait à intervenir.

L’automatisation : un véritable amplificateur des bénéfices de l’e-facturation

Avec ce type de dispositif, le temps de traitement d’une facture peut être divisé par 5 ! Un gain de temps pour vos collaborateurs qui pourra être alloué à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Un tel dispositif évite également les retards de paiement, un fléau récurrent pour les relations commerciales. Il assure également une plus grande fiabilité des traitements puisqu’il réduit à zéro le risque d’erreurs liées aux ressaisies.

Les atouts de la solution automatisée de facturation se ressentent également dans les relations avec les tiers, par exemple dans la communication bancaire. Un outil automatique permet de standardiser tous les processus liés aux paiements et à la relation bancaire, et cela de manière sécurisée. Il simplifie les échanges bancaires en automatisant la planification, en gérant seul les cycles de vie des mandats SEPA pour les prélèvements, mais aussi en prenant en charge tous les formats de signature électronique et des différents supports physiques…