Tout sur la facture électronique

Qu’est-ce qu’une e-facture ?

La facture électronique (ou e-facture) est une facture sans papier. Les étapes de création, d'envoi, de réception et d'intégration de la facture sont toutes dématérialisées et l’intégration de la facture dans votre système comptable s’en trouve facilité !
Avec la facture électronique, on dit adieu au papier et bonjour à la simplicité.

Qu’est ce qui change avec la facture électronique ?

La facture électronique obligatoire entre entreprises (B2B) simplifie le traitement des factures entrantes et sortantes, ainsi que la production des déclarations de TVA :

• Intégration facilitée de toutes les factures entrantes dans les systèmes comptables des entreprises.
• Contrôle a priori de la conformité des factures sortantes et rejet à la source des factures non conformes.
• Transparence de l’avancement du traitement des factures chez les clients.

Calendrier de la facture électronique

Le calendrier de mise en place de la réforme est défini de sorte à laisser le temps à tous les types d’entreprises et à leurs partenaires (éditeurs de logiciels, plateformes de flux…) de s’organise: 

   

    

Juillet 2024 : Toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir les factures électroniques. Les grandes entreprises auront l’obligation d’émettre les factures électroniques.

Janvier 2025 : Les ETI auront  l’obligation d’émettre les factures électroniques.

Janvier 2026 : Les PME et TPE auront l’obligation d’émettre les factures électroniques.

Ce qu'il faut faire en 2023 pour se préparer à la facture électronique

Faites un audit de votre système d'information

Passez en revue tous les processus et modules qui sont touchés par les changements et analysez la façon dont les factures sont traitées.

   

Nettoyez votre base de données

Mettez à jour votre fichier clients et votre fichier fournisseurs. Les plateformes de dématérialisation identifient les entreprises impliquées dans chaque transaction par leur numéro SIRET. Pour pouvoir facturer, vous devez disposer d'un fichier qui associe un numéro SIRET au nom de chaque entité concernée. Si vous ne disposez pas d'un SIRET correct ou si le SIRET est erroné, votre facture sera bloquée.

   

Mettez vos factures en conformité

Pour la Direction Générale des Finances Publiques, le passage à la facture électronique s’accompagne d’un enrichissement de la liste des mentions obligatoires sur les factures que vous émettez.
Lorsque l’obligation d’émettre des factures électroniques s’appliquera à votre entreprise, si vos factures ne sont pas conformes, elles seront bloquées.
Pour mettre à jour votre modèle de facture, consultez les mentions obligatoires sur : www.economie.gouv.fr/entreprises/factures-mentions-obligatoires

   

Mettez à jour votre solution de gestion

Les tests de compatibilité commencent le 1er janvier 2024. Certains arbitrages techniques définis par l'Etat seront rendus dans les prochaines semaines et mois. Assurez-vous que votre solution de gestion sera bien en conformité avec les processus suivants : E-invoicing^* entrant, E-invoicing^* sortant et E-reporting^**. Sage vous accompagne dans la mise en application de la conformité. N'hésitez pas à nous solliciter si vous souhaitez faire évoluer ou changer de solution de gestion.

_{* Facture électronique, soit facture émise ou réceptionnée
** Transmission de données l'administration fiscale, relatives aux transactions B2C, B2B internationales et encaissement des prestations de services}

   

Quelle plateforme de dématérialisation choisir ?

Les plateformes de dématérialisation, publiques et privées, constituent l’accès au réseau d’échanges de données de facturation. Elles sont donc indispensables à la transmission et à la réception des factures. Chaque entreprise doit choisir et déclarer la plateforme publique ou une plateforme privée immatriculée :

  

• Le Portail Public de Facturation (PPF) :

Le Portail Public de Facturation (PPF) centralise, contrôle et transmet à l’administration fiscale les données de facturation et de transaction nécessaires au pré-remplissage de la déclaration de la TVA. Cette plateforme publique remplacera Chorus Pro et assurera en quelque sorte un service minimum universel de la facture électronique. Elle permettra aux entreprises, notamment aux plus petites, de transmettre, déposer ou saisir en ligne leurs factures gratuitement, à destination de leurs clients entreprises (B2B). Mais également de recevoir les factures provenant de leurs fournisseurs.

   

• Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) :

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires auront les mêmes obligations que le PPF... extraire, contrôler, transmettre et recevoir les données des factures et transactions pour toutes les opérations entre entreprises. Elles bénéficient d’une immatriculation officielle délivrée par la DGFiP et devront respecter des règles strictes de conformité et de sécurité.

   

Elles pourront offrir le bénéfice de services à valeur ajoutée :

  

   - Attestation de transmission de chaque facture à son destinataire

   - Suivi et relances

   - Archivage des factures et des documents afférents (bon de commande…)

   - Rapprochement factures et paiements

   - Gestion de formats différents de ceux prévus par le PPF, selon les besoins de leurs clients.

Quels critères pour choisir une plateforme de facture électronique ?

La fiabilité : L’expertise en dématérialisation de l’entité qui porte la plateforme, ainsi que la fiabilité technique et la sécurité des données .

Le service : La rapidité d’intégration des factures, l'ergonomie de l’interface, et l'archivage représentent par exemple des éléments de différenciation.

Le prix : Le Portail Public de Facturation est gratuit, alors que les PDP pourront fixer leurs propres tarifs en fonction des services qu'elles fournissent.